Z Excelu do Power BI: interní controlling 2.0

Ze start-upu na střední firmu

Stále více firem chce využívat svá data naplno a obracejí se tak na nás s projekty na tvorbu chytrých informačních řešení. Díky výraznému růstu našeho byznysu se CEOS Data zařadil do kategorie středních firem. Přechod od malého s.r.o. s sebou mj. nese povinnost procházet pravidelným účetním auditem. 

V prvních letech fungování jsme se soustředili zejména na perfektní dodávky zákazníkům a controlling nebyl naší prioritou. Pro potřeby auditované společnosti se však jeho dosavadní – manuálně spravovaná – forma ukázala jako nedostačující. Rozhodli jsme se tedy postavit dynamický reportingový systém. Od základů.

Excel už nestačil 

Bývalý reporting odrážel potřeby menší společnosti a byl jen základním obrazem účetnictví. Hlavním zdrojem dat byly excelové tabulky, které jsme aktualizovali jednou měsíčně. Projekty jsme sledovali volně a fakturovali průběžně. Systém postrádal to nejdůležitější – projektový controlling. 

Finanční toky jsme dosud sledovali pod lupou, nyní jsme se rozhodli finanční zdraví společnosti sledovat mikroskopem. Přidat projektovou perspektivu a zamezit výdajovým překvapením. Potřebovali jsme sledovat strukturu nákladů, ziskovost a marže na jednotlivých projektech i rozpočet a jeho plnění.

Přišla řada na BI

Nejlepším řešením se ukázal být bytelný BI reporting, který zastane také funkci reportingu controllingového. Díky němu budou finanční toky vždy pod kontrolou. Náš management navíc bude mít kdykoliv k dispozici spolehlivé podklady, podle kterých se bude moct rozhodovat. Zadání tedy znělo jasně. Přišel na řadu design.

Cestu z Excelu do Power BI jsme s klienty prošli už několikrát. Tentokrát jsme si vyzkoušeli roli zákazníka. Připravili jsme byznysové zadání, analýzu i podkladová data a načrtli architekturu systému. Poslední roky posouváme vývoj směrem k technologiím od Microsoftu. Původní Oracle BI jsme tak vyměnili za MS Power BI, které skvěle zapadá do interní infrastruktury. 

Sami sobě architekty

S architekturou datových řešení na míru máme terabajty zkušeností. Řekli jsme si, že tahle kovářovic kobyla bosa nepůjde a řešení si navrhneme sami. Jako vždy jsme začali pečlivou analýzou potřeb zákazníka. Tentokrát svých vlastních. Kolegové-architekti zjistili potřeby finančního oddělení a společně doladili očekávanou funkcionalitu. Vzniklo tak byznysové zadání a návrh architektury a ty putovaly do rukou vývojářů.

Nový reporting nakládá s důvěrnými daty jako marže či obrat. Proto jsme zadání předali externí firmě a nechali vývoj na ní. Testování controllingu už ale proběhlo interně od kolegů z účtárny. Vše jsme vyladili a naše domácí BI mohlo jít do provozu.

NaBIté řešení

Nové řešení je stále v testovacím provozu, už teď ale controllingové oddělení těží z jeho nových benefitů . Co implementace (zatím) přinesla?  

Projektový controlling > Náklady a výdaje sledujeme konečně i skrze projekty. Controlling jsme napojili na interní docházkový a trackovací systém a finanční toky dokážeme přiřadit k jednotlivým projektům.

Spolehlivost > V původním systému se občas objevila překvapení. Teď máme všechny finanční toky na jednom místě a pokryjeme například i kurzové ztráty, které minulý reporting nezahrnoval. 

Přesné podklady > Díky důvěryhodným datům v centrálním systému máme v ruce přesné podklady pro účetní uzávěrky. Auditing by tak měl proběhnout bez problémů. 

Nenáročnost > Reporting dokáží udržovat i upravovat přímo kolegové z controllingu. Díky přehlednému UX si nastaví pravidla a vše ostatní sami bez pomoci IT specialisty.  

Flexibilita > Na finanční toky se umíme dívat komplexněji, třeba z pohledu dotací či jednotlivých pracovníků. Navíc dokážeme jasně vysledovat příčinu i strukturu konkrétních marží.

Potřeba vhodnějšího nástroje pro finanční controlling narůstala delší dobu. Jsem moc ráda, že se nám podařilo v krátkém čase vytvořit řešení, které přesně naplňuje naše controllingové potřeby. Projektové účetnictví dodává finančním tokům potřebnou perspektivu, která doteď scházela. Těší mě, že jsme si byli schopni takto pokročilý nástroj navrhnout zcela sami. 
- Zuzana Šnajdrová, CFO CEOS Data

Lepší reporting, snadnější cenotvorba 

Controlling 2.0 začal okamžitě přinášet ovoce v praxi při cenotvorbě našeho produktu CEOS MetaData. Jeho nasazení je poměrně komplexní proces, a tak jsme kromě příjmů a nákladů chtěli sledovat také náklady jeho implementace i dalších položek a komponent. Co dřív nebylo možné, je dnes otázka několika kliknutí. Díky úplné rozvaze dokážeme produkt a služby s ním spojené zákazníkovi adekvátně nacenit a máme cenotvorbu pevně v rukou.b

S novým software šlape controlling na jedničku. Výrazně nám usnadňuje reporting a správu finančních toků. Na náklady, výdaje i marže se můžeme dívat z několika pohledů a mít o finančním flow úplný přehled. A hlavně – díky příjemnému uživatelskému rozhraní si na účtárně dokážeme parametry upravit sami a nemusíme zatěžovat kolegy z IT. 
- Silvan Rykala, Controlling CEOS Data

Controlling od A do Z 

Zkušenosti se stavbou finančního controllingu pro naše zákazníky již máme za sebou. Vždy se však jednalo o komplexní systém pro střední/velkou organizaci. Tento projekt však dokázal, že umíme naše zkušenosti transformovat do systémů pro menší organizace s velkými ambicemi. Jako bonus máme spolehlivý projektový controlling, který nám pomáhá mít finanční toky vždy pod kontrolou.