O2
Snížení počtu reklamací ve fakturaci díky automatizované kontrole dokladů
- Snížení nákladů na reklamační řízení
- Kontrola dokladů v celém rozsahu fakturačního cyklu
- Snížení reputačního rizika
- Lepší zákaznická zkušenost
- Uvolnění kapacit Kontrolního oddělení na složitější případy
“
Plně automatická kontrola všech dokladů na denní bázi nám uvolnila pracovní kapacity na důležitější úkoly a významně snížila počet reklamací faktur ze strany zákazníka.
Jana Vrzoňová
Team Leader Control Group, O2 Czech Republic
”
Klient
Přední český telco operátor O2
O2 Czech Republic je český telekomunikační gigant, který je součástí investiční skupiny PPF. Poskytuje široké spektrum hlasových, internetových a datových služeb jak domácnostem, tak firemním a korporátním zákazníkům. O2 je zároveň jedním z největších poskytovatelů hostingových a cloudových služeb v zemi a provozovatelem internetového televizního vysílání O2 TV.
Výzva
Hledání spolehlivého a robustního řešení automatizace controllingu bez narušení workflow
- Automatizace procesu kontroly vydaných faktur
- Zajištění flexibility systému pro podporu budoucích požadavků na kontrolu
- Integrace automatické kontroly do podnikového workflow včetně schvalování a oběhu dokumentů
- Dodání celého řešení formou hostingu mimo IT infrastrukturu O2
Prvním českým zákazníkem, který využil schopností našeho specializovaného systému CEOS Rules, se stal telekomunikační gigant O2. V důsledku růstu společnosti (akvizice dalších společností, změny a rozšiřování portfolia klíčových aplikací) se podstatně zvýšily nároky na proces fakturace, a tak operátor hledal dostatečně spolehlivé a robustní řešení pro kontrolu správnosti vystavených dokladů.
“
Před nasazením CEOS Rules jsme pro kontrolu vystavených dokladů a faktur využívali dedikované kontrolní oddělení. Manuální namátková kontrola ale nemohla odhalit 100 % chyb, což nás vystavovalo reputačnímu riziku a zbytečně snižovalo úroveň zákaznické zkušenosti.
Jana Vrzoňová
Team Leader Control Group, O2 Czech Republic
”
Řešení
Důkladná analýza dat, ETL a důraz na integrační proces automatického controllingu
- Analýza dat
- Implementace ETL
- Nastavení kritérií pro kontrolu, detekci chyb a vyhodnocování controllingu
- Zprovoznění řešení v cloudu
Vstupní analýza, příprava a zpracování dat
Při přechodu od manuální namátkové kontroly faktur k automatické kontrole bylo třeba projít několika důležitými kroky. Prvním z nich byla analýza datových zdrojů zákazníka. Tato analýza měla za úkol získat přehled o dostupných datových zdrojích, formátech a kvalitě dat. Na základě této analýzy bylo možné určit, které datové zdroje budou nejvhodnější pro automatizovanou kontrolu faktur. Druhým krokem byla implementace ETL procesu (Extract, Transform, Load), který slouží k extrakci dat z různých zdrojů, transformaci dat do potřebného formátu a následnému nahrání dat do cílového systému. Tento krok byl důležitý pro zajištění přesnosti a spolehlivosti dat, která jsou potřebná pro automatizovanou kontrolu faktur.
Kritéria automatické kontroly
Celé řešení jsme přizpůsobili na míru specifickým požadavkům O2. Šlo například o nastavení kritérií, podle kterých se budou faktury automaticky kontrolovat, definování pravidel pro detekci chyb a vyhodnocování výsledků kontroly.
Nasazení a integrace s firemními systémy pro bezproblémové workflow
Posledním krokem byla samotná implementace automatizované kontroly faktur do provozu. Při této fázi byla zajištěna komunikace s ostatními systémy O2 a nastaveny procesy pro řešení výjimečných situací tak, aby nové řešení hladce zapadlo do stávajícího workflow zákazníka. Pro snížení náročnosti provozu a údržby jsme CEOS Rules pro O2 stavěli jako cloudovou službu mimo jeho vlastní IT infrastrukturu.
“
Použité řešení je souborem několika systémů, které pomocí umělé inteligence nacházejí nesrovnalosti a anomálie ve vnitřních i napojených účetních systémech. Příkladem, kdy CEOS Rules prokázal své schopnosti bylo také jeho nasazení pro validaci logistických nákladů u dalšího zákazníka CEOS Data, kalifornského výrobce přesných technologických celků KLA. V tomto případě došlo ihned po nasazení CEOS Rules k 50% úspoře fakturovaných služeb, protože bylo analýzou prokázáno, že je velká část z nich zákazníkovi účtována neoprávněně.
Miroslav Rod
BI konzultant, CEOS Data
”
Výsledky
Automatizovaná denní kontrola všech dokladů odlehčila reklamačnímu i kontrolnímu oddělení a zvedla míru spokojenosti zákazníků se službami O2
- Opuštění manuální namátkové kontroly dokladů
- Uvolnění pracovních kapacit na řešení složitějších případů
- Zavedení automatické denní kontroly v celém rozsahu fakturačního cyklu
- Flexibilní řešení a provoz v cloudu pro budoucí růst
- Nižší míra reklamací vyúčtování
Společnost O2 Czech Republic úspěšně implementovala automatizovaný kontrolní systém pro proces fakturace s využitím systému CEOS Rules, což vedlo k výraznému snížení počtu zákaznických reklamací, snížení nákladů na řešení reklamací, zlepšení zákaznické zkušenosti a uvolnění kapacit oddělení kontroly pro složitější případy. Tým CEOS Data navrhl pro O2 robustní a spolehlivé cloudové řešení, které nevyžaduje složitou údržbu a je připravené růst společně s firmou, jejími službami i zákaznickou bází.